Secrétaire-Réceptionniste

Volet secrétariat

• Rédiger, à la demande de gestionnaires, de la correspondance d’ordre général et non technique
• S’assurer que la correspondance à expédier est complète et ne contient pas d’erreurs de frappe, de grammaire, de syntaxe et d’orthographe
• Procéder, à la demande de gestionnaires, à la lecture et à la correction linguistique de documents, incluant la mise en page
• Préparer des documents administratifs, ordre du jour, prise de notes et comptes rendus de réunions ainsi que divers courriels et communications internes et externes (programmation, AGA, CA, etc.)
• Assurer le suivi des adhésions et renouvellements des fiches de membres de l’organisme
• Tenir à jour des listes de membres, partenaires, contacts, etc.
• Assurer le classement et archivage
• Assurer la gestion de l’inventaire et planifier les achats de papeterie et des fournitures de bureau
• Assurer le soutien logistique et la préparation matérielle pour les rencontres, assemblées générales et autres évènements ponctuels et déplacements (invitations, convocations, réservations, impressions, etc.)
• Effectuer, à la demande de membres du personnel cadre, du classement, de la saisie et de la compilation de données afin de produire des tableaux concordants

Volet réception

• Filtrer les entrées des personnes qui se présentent au siège social et leur sortie
• Assurer l’accueil des visiteurs ainsi que leur orientation à l’interne
• Recevoir les appels téléphoniques et les courriers électroniques généraux et les traiter ou, lorsque requis, en assurer la distribution au programme ou à la personne responsable concernée
• Assurer la réception et le tri du courrier postal et en assurer la distribution aux personnes concernées
• Réceptionner les livraisons, en valider la conformité et en aviser la personne responsable concernée

Effectuer toute autre tâche connexe demandée par son·sa supérieur·e immédiat·e

• Adhérer aux valeurs et à la philosophie de CACTUS Montréal (réduction des méfaits, approche à bas seuil d’exigences) ;
• Détenir une formation de niveau collégial en technique de bureau;
• Deux (02) années d’expérience pertinentes;
• Toute combinaison de formation et d’expérience pertinentes pourra être considérée;
• Avoir d’excellentes compétences en communication écrite et verbale (excellent français écrit et parlé ; anglais fonctionnel);
• Avoir une bonne maîtrise de MS Office (Word, Excel, PowerPoint) et des procédures de gestion de bureau;
• Avoir de bonnes compétences en gestion du temps et capacités à identifier les priorités;
• Être en mesure de traiter de l’information délicate et faire preuve de confidentialité;
• Avoir le souci du détail;
• Savoir filtrer les demandes avec courtoisie;
• Avoir à cœur de répondre avec diligence aux demandes;
• Faire preuve de patience et de tolérance;
• Faire preuve de créativité, d’initiative et avoir le sens de l’organisation;
• Être capable de travailler de manière autonome, et en équipe;
• Avoir de l’expérience dans un organisme communautaire, un atout.